Mitä teet maailman nopeimmalla trukilla ja tehokkaimmalla varastolla,
jos tie asiakkaalle on metsäinen polku? Tuotteet eivät kulje sen
nopeammin, kuin pahin pullonkaula niitä päästää etenemään.
Logistiikka tarkoittaa käsitteenä materiaalivirtojen sekä niihin
liittyvien
informaatio- ja pääomavirtojen suunnittelua ohjausta ja valvontaa.
Materiaalivirtoja on tehostettu pitkän aikaa mm. aikatauluttamalla,
optimoimalla ja suunnittelemalla JIT-toimintamalleja. Aluksi kehitettiin
ihmisen fyysistä työtä helpottavia koneita ja laitteita, esimerkiksi
pyörä, vaunut, auto ja trukki. Sitten materiaalivirtojen kuljetusväyliä
ja varastoja eri kohtiin ketjua. Viimeisimpänä optimointikeinona
logistiikan alalla on toiminut järjestelmien suunnittelu ja
toteuttaminen siten, että koko järjestelmä ja siinä liikkuva informaatio
on valjastettu toimimaan erittäin sujuvasti yhteen, niin ajallisesti kuin
resurssien tarpeen puitteissa.
Informaatioteknologian puolella kehitys on ollut vastaavaa kuin
perinteisen logistiikan puolella. Suunnittelu ja kehitys on vielä
kohdistunut pitkälti yksittäisiin välineisiin kokonaisen ketjun,
järjestelmän tai verkoston sijasta. Sovellukset, joilla informaatiota
tuotetaan ja prosessoidaan ovat kehittyneet nopeammiksi ja laajoiksi.
Laitteistopuolella teknologia kehittyy kovaa tahtia tarjoten nopeampia
prosessoreita, väyliä ja muisteja. Informaation siirtämiseen tarkoitetut
verkot nopeutuvat ja kapasiteetti kasvaa kaiken aikaa. Tietovarastot
nopeutuvat ja tallennuskapasiteetti kohoaa.
Onko muulla kuin lopputuloksella väliä?
On, lopputuloksen pitäisi olla paras mahdollinen alhaisimmilla
kustannuksilla. Järjestelmän raja-arvot kattavat nykyjärjestelmillä
paljon muutakin, kuin sen että tekeekö järjestelmä loogisesti sen mitä
siltä odotetaan. Vasteajat, käytettävyys ja saatavuus ovat äärimmäisen
tärkeitä tekijöitä lähes kaikissa vähääkään suuremmissa
informaatiojärjestelmissä, joilla on enemmän kuin muutama käyttäjä.
Otetaan esimerkiksi raportti, joka generoidaan yrityksen tuotannon,
logistiikan ja taloushallinnon tietojärjestelmistä. Aikaisemmin
raportilla oli rajattu käyttäjäryhmänsä ja se saatettiin tulostaa
kohderyhmille paperiversioksi. Nykyisin, kun yritys on päättänyt
integroida järjestelmänsä tiedot erilaisissa laajuuksissa koko
organisaation saataville, esimerkiksi intranetiin ja ulkoisille
sidosryhmille ekstra- ja internet-palveluihin, ovat käyttäjämäärät
kasvaneet eksponentiaalisesti. Parannuskeinoista ensimmäisenä tulee mieleen konetehon
kasvattaminen, softien päivitys ja laajat investoinnin
infrastruktuuriin. Tämä maksaa - paljon. Lisäksi tällainen projekti
johtaa pitkäaikaiseen muutostyöhön, koulutukseen ja käyttöönottoon. Entä
jos raja-arvoksi asetetaan samat vaatimukset käyttäjämäärien ja kuorman
suhteen ja samalla kielletään muuttamasta olemassa olevia, toimivia,
järjestelmiä. Tuleeko tästä yhtälö, jota ei voida ratkaista?
Ratkaisu vaati toki hieman aikaa, resursseja ja jonkin verran investointeja. Ne
voivat kuitenkin olla murto-osa verrattuna "kokonaisuudistukseen".
Avainasemassa ongelman ratkaisussa on selvittää ja löytää kohdat
informaation kuljetusketjussa, joissa tiedon tulee olla tiettynä
ajanhetkenä. Teknologiapuolella täytyy turvautua ratkaisuihin, jotka
mahdollistavat erilaisten olemassa olevien järjestelmien kutsumisen,
käyttämisen ja liittämisen. Avoimet standardit käytettävänä teknologiana
auttavat asiassa huomattavasti, koska niiden avulla voidaan pienellä
työllä kehittää liitäntöjä myös epästandardeihin järjestelmiin.
Projektista löytyy järjestelmiä, verkkoja ja tietoturva-alueita, joissa
informaatio kulkee ja jalostuu. Datan osaset sijaitsevat
tuotannonohjausjärjestelmissä, CRM-tietokannoissa ja muissa
tietokannoissa. Osa jaettavasta informaatiosta tulee suoraan
ihmisisiltä. Järjestelmät ja palvelimet keskustelevat verkon ja
erilaisten protokollien välityksellä käyttäen kommunikaatiossa ja
tiedostomuodoissa erilaisia kuvauskieliä. Järjestelmän tehdessä hakua
halutusta datasta ja prosessoidessa haetut datat oikeaan muotoon kuluu
aikaa. Näin käy myös useiden tällaisten hakujen yhdistämisessä
(integraatiovaiheessa). Kun informaatio on jalostettu lopulliseen
muotoonsa, siirretään se edelleen jakelupalvelimille tai suoraan
loppukäytäjille. Järjestelmien vasteaikojen lisäksi vaikuttaa hitauteen
luonnollisesti verkon ruuhkaisuus ja mahdolliset tukokset.
Jokaisessa vaiheessa tapahtuva vähäinenkin viive näkyy loppupäässä
moninkertaisena. Näin varsinkin, mikäli kyselyitä tehdään suuria määriä
halutun raportin valmisteluun.
Ajastus informaation generoinnille ja jakelulle pitää suunnitella siten,
että järjestelmiä kuormittaa mahdollisimman pieni määrä kutsuja -
optimaalisin olisi yksi "käyttäjä", kun informaatio muuttuu. Tämän
jälkeen valmiiksi muokattu informaatio siirretään jakelukanaviin, joista
sen hakeminen suurelle massalle aiheuttaa vain minimaalista kuormitusta.
Valmiiden raporttien jakelu on useasti tehosuhteeltaan raporttien
generointiin kyselypohjaisesti vähintään 1/10, kun kyseessä on
esimerkiksi tietokantakysely. Mikäli järjestelmiä on useita ja datasta
koostettu informaatio prosessoidaan monimutkaisten laskenta-algoritmien
kautta, voi ero olla sata- tai tuhatkertainen.
Tietoturvan kannalta ei aina pystytä suoria kyselyitä edes suorittamaan
organisaation sisäisiin tietolähteisiin. Siirtämällä sallittu data ulos
päin suojatuista järjestelmistä, pystytään kiertämään järjestelmien
osittainenkin kahdentaminen turhaan.
Kun informaatio koostetaan mahdollisimman pienen käyttäjäryhmän
pyynnöstä, voidaan näitä pyyntöjä tehdä järjestelmään nopeampaan tahtiin
ja jakaa raportit koko kohderyhmälle reaaliaikaisempana, kuin jos koko
massa päästetään tekemään kyselyt suoraan järjestelmään saakka.
Jakele informaatiota kun se muuttuu, älä generoi sitä silloin kun joku
sattuu kysymään.